Toplantı Masasındaki Sessiz Zekadan Stratejik Ortağa

Şirketlerin DNA’sına işleyen "Akıllı Dönüşüm" süreçlerinde yapay zekayı artık operasyonel verimliliğin ötesinde, stratejik bir güç olarak konumlandırıyoruz. Bu serinin daha önceki yazılarında, toplantı ses kayıtlarının yapay zeka ile nasıl metne (transkripte) dönüştürülebileceğini detaylandırmıştık. "Söz uçar, yazı kalır" diyerek kayıt altına aldığımız o veriler, aslında işlenmemiş birer elmas madeni.

Peki, bu madeni nasıl işleyeceğiz?

Sessiz Asistandan Masadaki Sandalyeye

Bugün geldiğimiz noktada yapay zekayı toplantılarımıza "gözlemci" olarak davet ediyoruz. Şimdilik "sözümüzü kesmesin", "halüsinasyon görüp konuyu dağıtmasın" diye onu sessiz modda tutuyoruz. Ancak teknolojik hız, 2026 yılı içerisinde bu bariyerlerin de aşılacağını gösteriyor.

Çok yakında, toplantının ortasında dönüp "Sen bu konuda ne düşünüyorsun, verilerimizle bu strateji örtüşüyor mu?" diye sorabileceğimiz ve mantıklı, veri tabanlı itirazlar veya onaylar alabileceğimiz bir döneme giriyoruz. Yapay zeka, sadece not tutan bir stajyerden, masada sandalyesi olan kıdemli bir danışmana evriliyor.

Ancak o güne hazırlıklı olmak için, bugün elimizdeki en büyük gücü, yani "anlamlandırma" yeteneğini doğru kullanmamız gerekiyor.

Transkriptin Ötesi: Veriyi Bilgiye Dönüştürmek

Bir saatlik bir toplantının dökümü, okunması gereken sayfalarca metin demektir. Eğer bu metni olduğu gibi bırakırsanız, veriyi sadece depolamış olursunuz. Akıllı dönüşümün amacı depolamak değil, aksiyon almaktır.

Yapay zeka burada devreye girerek, binlerce kelimelik ham metni saniyeler içinde şunlara dönüştürebilir:

• Yönetici Özeti: Konuşulanların özü nedir?
• Aksiyon Listesi: Kim, ne zaman, ne yapacak?
• Duygu Analizi: Ekip bu kararı alırken heyecanlı mıydı, yoksa endişeli mi?
• Stratejik Boşluklar: Neleri konuşmayı unuttuk?

İşte tam bu noktada, yapay zeka ile nasıl konuştuğunuz (Prompt Mühendisliği) devreye giriyor. Elinizdeki ham metni bir strateji belgesine dönüştürmek için doğru soruları sormanız gerekir.

Toplantı Notlarını Etkinleştiren Sihirli Komutlar (Promptlar)

Aşağıda, ham toplantı dökümlerini işlenebilir, net ve sonuç odaklı raporlara dönüştürmek için kullandığım, test edilmiş prompt yapılarını paylaşıyorum. Bu komutları kendi süreçlerinize entegre ederek toplantı verimliliğinizi maksimuma çıkarabilirsiniz.

1) Yönetici özeti ve bağlam

• Bu toplantının tek cümlelik amacı neydi?
  
  
• Toplantıda konuşulanları 3–5 madde ile “ne oldu?” şeklinde özetle.
  
  
• Toplantının en kritik 5 çıktısı nedir?
  
  
• Konuşmanın genel tonu neydi (kriz/planlama/raporlama/brainstorm)? Bunu kanıtlayan ifadeleri de belirt.
  
  

2) Kararlar (Decisions) – net karar avı

• Transkriptte geçen tüm karar cümlelerini bul ve listele.
  
  
• Her karar için: karar sahibi, karar tarihi, gerekçe, bağımlılıklar, etkilenen ekipler nedir?
  
  
• “Karar gibi konuşulup aslında karar alınmayan” noktalar var mı? Varsa nereler?
  
  
• Hangi kararlar geri alınabilir / hangileri geri dönüşü zor?
  
  

3) Aksiyonlar (Action Items) – görev çıkarma

• Transkriptten tüm aksiyon maddelerini çıkar (yapılacak işler).
  
  
• Her aksiyon için: Sahip (owner), son tarih, çıktı tanımı (deliverable), ön koşul, başarı kriteri yaz.
  
  
• Aksiyonları önceliklendir: P0/P1/P2 ya da etki x aciliyet.
  
  
• “Kimse üstlenmediği halde yapılması gereken” işler var mı?
  
  

4) Sahiplik ve sorumluluk (RACI)

• Bu toplantıda hangi konu başlıklarında kim Responsible/Accountable/Consulted/Informed?
  
  
• Yetki/sorumluluk çakışması veya boşluğu var mı? Örnek cümlelerle göster.
  
  

5) Riskler, engeller, varsayımlar

• Konuşulan riskleri listele (teknik, operasyonel, finansal, hukuki, itibar).
  
  
• Her risk için: olasılık, etki, erken uyarı sinyali, mitigasyon aksiyonu yaz.
  
  
• Toplantıda “varsayım” olarak kabul edilen şeyler neler?
  
  
• Hangi engeller “bugün çözülmedi, sonraya atıldı”?
  
  

6) Açık sorular ve belirsizlikler

• Transkriptte kalan açık soruları çıkar ve muhatabını yaz.
  
  
• Netleşmesi gereken tanımlar: (ör. “MVP”, “hazır”, “yayın”, “lead”, “kalite”) toplantıda farklı anlaşılmış olabilir mi?
  
  
• Bilgi eksikliği nedeniyle karar verilemeyen noktalar hangileri?

Geleceğin Toplantılarına Hazırlık

Toplantı notlarını sadece "arşivlik belge" olmaktan çıkarıp, yaşayan ve şirkete yön veren "canlı verilere" dönüştürmek elinizde. Bugün bu promptlarla yapay zekayı toplantı sonrası analiz için kullanmak, yarın toplantı anında ona fikir danışacağımız günler için en sağlam antrenmandır.